Datenschutzhinweise

gemäß EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Stand: Mai 2018

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick darüber welche personenbezogenen Daten von Ihnen durch uns verarbeitet werden und in welcher Weise. Weiterhin informieren wir Sie über Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Bitte geben Sie diese Informationen auch den aktuellen und zukünftigen vertretungsberechtigten Personen weiter.

1.             Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Heiko Klüppel

2.             Welche Daten nutzen wir und woher haben wir diese?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir von Ihnen / Ihren Mitarbeitern als Interessent, Kunde oder Vertragspartner erhalten haben. Zum anderen verarbeiten wir ggf. personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Handels- und Vereinsregister, Presse, Medien, Internet) zulässigerweise erhalten haben und verarbeiten dürfen.

Relevante personenbezogene Daten können sein:

Name, Anschrift und sonstige Kontaktdaten (Telefon, Telefax, E-Mail-Adresse), Steuer-ID, Bankverbindung.

Bei Vertragsschluss und Nutzung unserer Dienstleistungen / Angebote können zusätzlich zu den vorgenannten Daten weitere personenbezogene Daten erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. In diesem Fall werden Sie gesondert informiert.

3.             Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und auf Basis welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten die oben benannten personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a.)           Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt im Rahmen der Durchführung der mit Ihnen geschlossenen Verträge oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.

b.)           Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO)

Soweit gesetzliche Vorschriften, wie z.B. sozialversicherungs-, handels- oder steuerrechtliche Vorschriften, die Verarbeitung erfordern, verarbeiten wir Ihre Daten nach Maßgabe dieser gesetzlichen Vorgaben.

c.)           Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Vertragserfüllung hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten, z.B.

·       Zur Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und zur Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

·       Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebes unseres Unternehmens

·       Zur Verhinderung von Straftaten

·       Videoüberwachungen zur Wahrung unseres Hausrechtes, zur Sammlung von Beweismitteln bei Beschädigungen und unberechtigten Zutritt

·       Maßnahmen zur Gebäude- und Anlagensicherung  (z.B. Zutrittskontrollen)

·       Maßnahmen zur Sicherung unseres Hausrechtes

d.)           Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a DSGVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z.B. Bildmaterial) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbeitungen bis dahin nicht betroffen sind.

4.             Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten die Stellen / Abteilungen / Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesem Zweck Daten erhalten, wenn sie unsere schriftlichen datenschutzrechtlichen Weisungen wahren und ebenso datenschutzkonform tätig werden. Informationen über Sie werden wir nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies gebieten, Sie eingewilligt haben und / oder von uns beauftragte Auftragsverarbeiter die Einhaltung unserer Weisungen sowie die Vorgaben der DSGVO und des BDSG garantieren.

5.             Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung an Stellen außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nur statt, soweit dies zur Durchführung der mit Ihnen bestehenden Verträge erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist (z.B. aufgrund steuerrechtlicher Meldepflichten), Sie uns die Einwilligung erteilt haben oder im Rahmen einer Auftragsdatenverarbeitung. Werden Dienstleister im Drittstaat eingesetzt, sind diese zusätzlich zu schriftlichen Weisungen durch die Vereinbarung der EU-Standardvertragsklauseln zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in Europa verpflichtet.

6.             Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten bzw. die Ihrer Mitarbeiter nur solange wie dies für die Erfüllung (vor-) vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten erforderlich ist. Sind sie nicht mehr erforderlich, werden diese Daten gelöscht, es sei denn, ihre – befristete – Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:

·       Erfüllung gesetzlicher, handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen. Die vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis zehn Jahre

·       Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt. 

7.             Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO iVm. § 19 BDSG).

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie uns gegenüber jederzeit widerrufen. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, erteilt worden sind. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt und Verarbeitungen bis dahin nicht betroffen sind.

8.             Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Geschäftsverbindung müssen Sie uns diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Durchführung des Vertrages und der damit verbundenen vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir den Abschluss eines Vertrages oder die Vertragsdurchführung ablehnen bzw. eine bestehende Vertragsbeziehung beenden / aufheben.